Hóa đơn điện tử đang dần trở nên phổ biến khi các doanh nghiệp và hộ hoặc cá kinh doanh đều đang bắt buộc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý Thuế từ ngày 01/07/2022.
Hóa đơn điện tử là gì?
Trước đây khi chưa xuất hiện hóa đơn điện tử thì đa phần mọi người vẫn thường hay sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in, đặt in hay còn gọi là hóa đơn truyền thống. Trong đó, hóa đơn đặt in thì doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh sẽ in thành cuốn, ở đây sẽ có những tờ giấy than bao gồm liên 1, liên 2, liên 3. Còn đối với hóa đơn tự in thì sẽ có phần mềm để tự in hóa đơn, sẽ có mẫu (chúng ta có thể tự thiết kế) và cũng có liên 1, liên 2, liên 3 tương tự như hóa đơn tự in, sau khi in ra xong thì chúng ta sẽ ký tên và đóng dấu, phát hành.
Còn đối với hóa đơn điện tử được định nghĩa là hệ thống tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện rất phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý nghiệp vụ và đặc biệt những hóa đơn điện tử có thể thay thế cho các hóa đơn giấy khác.
Đối với hình thức hóa đơn này thì người dùng sẽ truy cập vào trang web của đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử, sau đó sẽ đăng nhập tài khoản và đồng thời cắm Token vào ổ cắm USB. Khi người dùng nhập thông tin vào và ký, sau đó bấm vào ô ký điện tử thì phần mềm sẽ phát hành ra 1 hóa đơn điện tử dưới dạng bản mềm, người lập hóa đơn sẽ gửi đến khách hàng thông qua email, zalo, viber,… sau đó tải xuống và lưu trữ trên phần mềm hoặc bằng cách in ra. Đối với hóa đơn in ra này thì người lập hóa đơn và khách hàng đều không cần phải ký tên đóng dấu và cũng sẽ không có liên 1, liên 2, liên 3 như hóa đơn tự in, đặt in, bản này được xem là bản thể hiện của hóa đơn điện tử. Ngoài ra, trên hóa đơn in ra này thì sẽ có mã nằm ở phía dưới, người dùng có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên trang web bằng cách nhập mã này vào. Như vậy có thể thấy rằng thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ rất là khó bị mất vì nó đã được lưu trữ tất cả trên phần mềm hóa đơn điện tử, khi cần tra cứu chúng ta có thể hoàn toàn tra lại trên trang web.
Những lợi ích đối với doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử có dễ sử dụng hay không?
Cách sử dụng phần mềm tạo hóa đơn
Khi đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thì quý khách hàng sẽ được cấp một tài khoản vào để login. Sau khi đăng nhập, chúng ta nhấn vào quản lý hóa đơn, sau đó nhập tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, nhập số tiền dịch vụ cung cấp hoặc sản phẩm, nhập % thuế, thành tiền sau đó nhấn Lập hóa đơn và phần mềm sẽ ra 1 tờ hóa đơn cho chúng ta trong đó nó đã được ký điện tử bởi công ty người lập hóa đơn.
Tiếp theo đó, chúng ta sẽ gửi cho khách hàng bằng file mềm hoặc in ra để gửi cho khách hàng.
Tổng kết
Hóa đơn điện tử sẽ là xu hướng phát triển tất yếu khi Thông tư 78 về Hóa đơn điện tử được ban hành và bắt buộc áp dụng đối với doanh nghiệp và cả hộ, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01/07/2022. Hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân kinh doanh tiết kiệm được thời gian, chi phí vận chuyển in ấn và có thể tập trung vào các công việc khác nâng cao hiệu quả làm việc. Đặc biệt phần mềm hóa đơn điện tử giúp chúng ta khai và lưu trữ, giao diện dễ thực hiện, thao tác đơn giản.
Hy vọng bài viết trên đây của hopdongonline.vn sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ thêm về hóa đơn điện tử. Để được tư vấn về dịch vụ vui lòng gọi Hotline 0916.186.606 để được tư vấn chi tiết.
